„Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden oft mit Aufgaben und Informationen überhäuft, ohne dass mal gefragt wird, wie sie das Unternehmen verbessern können. Dabei war das doch der ausschlaggebende Grund für die Einstellung.“ Francesco Fusaro, Inhaber Gru&F
Warum fast alle Einarbeitungsprozesse ineffizient sind
Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, läuft der Prozess in der Regel so oder ähnlich ab:
- der neue Mitarbeiter bekommt die Zusage
- 2-3 Wochen vor Eintritt wird von der Personalabteilung die Infrastruktur bestellt (IT, Einarbeitungsplan, Paten, Geschenkkorb, etc.)
- am Tag der Einstellung bekommt der neue MA eine Einführung in die Infrastruktur
- der MA bekommt Schulungen zur IT und Sicherheitsunterweisung je nach Art des Unternehmens
- der MA durchläuft mehrere Arbeitsplätze oder Abteilungen, um sich einen Überblick verschaffen zu können
- je nach Unternehmen und Arbeitsplatz kann diese Phase zwischen einer Woche und mehreren Monaten dauern
- das Ziel der Einarbeitung ist in der Regel die fachliche und soziale Eingliederung
- danach soll der MA im Tagesgeschäft seinen Aufgaben nachkommen.
Aus Sicht des Mitarbeiters ist das eine sehr anstrengende Zeit, meist gibt es konkrete Zielvorgaben, bis wann eine bestimmte Phase der Einarbeitung abgeschlossen sein soll. Immer häufiger wird auch das Feedback des neuen Mitarbeiters eingeholt, um die Einarbeitung zu verbessern.
Ein wichtiger Fakt bleibt dabei meistens unbeachtet. Der neue Mitarbeiter wurde eingestellt, um das Team zu verstärken. Vielleicht wurde er oder sie sogar von einem Wettbewerber abgeworben. Auf dieses Wissen wird jedoch nur passiv zugegriffen! Daher sind viele Einarbeitungsprozesse, die wir in der Praxis kennengelernt haben, ineffizient.
Was macht einen effizienten Einarbeitungsprozess aus?
Der erste Schritt ist, sich in den neuen Mitarbeiter hineinzuversetzen. Vollziehen Sie nach, welche Informationsflut auf ihn oder sie zukommt. Wie soll der neue Mitarbeiter mit den gesammelten Informationen umgehen? Wie werden die Informationen genutzt?
Im zweiten Schritt sollte wieder der neue Mitarbeiter einbezogen werden. Wie kann das Wissen, das die neue Person mitbringt, zur Verbesserung meiner Prozesse genutzt werden?
In unserer Beratungstätigkeit befinden wir uns bei jedem neuen Projektstart in derselben Situation. Wir müssen in kürzester Zeit viele Informationen aufnehmen und verarbeiten. Wir müssen uns zu einem bestimmten Grad mit dem Unternehmen identifizieren und verstehen, wie es funktioniert. Außerdem müssen wir uns einen Überblick über die Branche verschaffen.
Die Parallelen zwischen der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und dem Projektstart in der Unternehmensberatung sind für uns eindeutig. Also haben wir einen Prozess inkl. Werkzeuge erstellt, die einfach in den bestehenden Einarbeitungsprozess integriert werden können. Der Einarbeitungsprozess wird erweitert, nicht aufgebläht. Dadurch gibt es mehrere Nutzenpunkte, die vor allem für Unternehmen mit hohem Wachstum oder hoher Fluktuation interessant sind. Wir nennen unsere Lösung KAICENTRAL.
Wie kann der Einarbeitungsprozess mit KAICENTRAL effizienter gestaltet werden?
KAICENTRAL bietet eine sinnvolle Ergänzung zum etablierten Einarbeitungsprozess an. Die neuen Mitarbeiter erhalten in den ersten Tagen eine 2-stündige Schulung. Anschließend bekommen sie Werkzeuge an die Hand, die dafür sorgen, dass Ihren neuen Mitarbeiter:
- sich schneller einarbeiten können,
- Fehler aufdecken oder Optimierungspotenziale erkennen können,
- sich mit Ihrem Unternehmen besser identifizieren.