Wie Sie die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter stark verkürzen können

(und Sie gleichzeitig die Unternehmensentwicklung auf Autopilot schalten)

 

Der Einarbeitungsprozess, oder wie es neudeutsch heißt: der Onboarding-Prozess. Egal, wie man ihn nennt, die Vorgehensweise ist meistens sehr ähnlich, nur die unternehemensspezifischen Details sind andere. In diesem Artikel soll der „normale“ Einarbeitungsprozess dargestellt werden. Anschließend wird die Frage beantwortet, welcher große Nutzen durch neue Mitarbeiter bei den meisten Unternehmen derzeit ungenutzt bleibt. Und wie Sie ihn nutzen können.

 

Phasen des Einarbeitungsprozesses

Vor der Einstellung

Ab jetzt ist es klar. Sie haben eine neue Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen begeistern können. Sie oder hat zugesagt. Toll. Wieder ein Sieg, wieder eine Bereicherung. Aber langsam, die Arbeit fängt jetzt ja erst an.

Sie, Inhaber, Geschäftsführer oder Verantwortlicher im Personalwesen, leiten die Zusage nun an die Fachabteilung weiter. Denn diese muss nun einige Dinge vorbereiten. Einarbeitungspläne müssen erstellt, Willkommengeschenke gekauft, Broschüren gedruckt, Kulis bereitgelegt, das QM-Handbuch ausgedruckt und die Sicherheitsunterweisungen geplant werden. Und das war erst der Anfang. Wer kümmert sich wann um den Neuankömmling? Gibt es einen Verantwortlichen für das Patenprojekt? Wer organisiert die Schulungen? Wer führt sie durch?

So oder so ähnlich laufen die Prozesse intern ab, wenn ein Mitarbeitereintritt bevorsteht.

 

Tag der Einstellung

Der oder die Neue ist nun da. Steht am Empfang. Und wartet. Dann kommen Sie, der Fachabteilung- oder Personalverantwortliche, manchmal auch der Chef, je nach Größe des Unternehmens. Und Sie lassen sich auf ein Abenteuer ein. Anders gesagt gehen Sie unternehmerisches Risiko ein. Und der Neue? Der natürlich auch! Er hat genauso Risikomanagement betrieben, Chancen und Risiken miteinander verglichen, abgewägt und schließlich dann darauf seine Entscheidung getroffen. Sie überreichen ihm oder ihr das Begrüßungsgeschenk und dann geht’s los mit dem Einarbeitungsplan. Erster Tag, Einführung am Arbeitsplatz, Jacke und Tasche können hier abgelegt werden.

 

Innerhalb der ersten ein bis zwei Wochen – die Einarbeitungszeit

Es geht ab Tag 2 los in die erste Abteilung, Kollegen kennen lernen. Am nächsten Tag geht’s zu Abteilung 2, usw. Man sieht Arbeitsabläufe und macht sich Notizen. „Wo sind denn hier die Kopiermaschinen?“. „Die stehen jeweils vor dem Büro, Büromaterial gibt’s in den Schränken vorne bei der Kaffeemaschine. Aber trag immer das, was du entnimmst in die Liste ein, die aushängt. Sonst haben wir bald gar keine Schreibblöcke mehr. Das passiert ständig..!“. So lauten dann die Konversationen. Oder so ähnlich. Gelebte Prozesse werden kommuniziert. Manchmal schaut auch ein neuer Mitarbeiter in das QM-Handbuch und merkt, dass die Arbeitsschritte nicht zu 100% eingehalten werden. Egal. Läuft ja trotzdem. Irgendwie.

Eventuell gibt es dann noch die ein oder andere Schulung. Nach spätestens einer Woche muss man sich dann tatsächlich den ersten Block aus dem Schrank holen, weil der erste voll ist, und merkt dann, dass keine Blöcke mehr da sind. Learning by doing. Und dann weiß man auch, wer für die Büromaterial-Bestellungen zuständig ist. Super, klappt doch. Irgendwie.

Aber das ist noch nicht das Problem. Das Problem liegt darin, dass der Neue schon 50 DIN-A-4-Blätter vollgeschrieben hat. Wollen Sie das? Ist das zielführend?

 

Die Zeit danach – die Probezeit

Nach der Einarbeitung wird der neue Mitarbeiter in sein Aufgabengebiet eingeführt. Das kann schon mal bis zu sechs Wochen dauern. Der Vorteil ist natürlich, dass sich der Mitarbeiter nun bestens auskennt, schon halbwegs im Team integriert ist und den Weg in die Kantine schon alleine findet. Klasse. Dann hat der Einarbeitungsplan echt funktioniert. Prozesse sind etwas Tolles!

Mit einem (aus Sicht der Personalabteilung) guten Gefühl werden die Mitarbeiter nun an den Fachbereich „übergeben“.

Dort stellt man sich natürlich berechtigt die Frage: „Wie lange dauert es, bis er oder sie nun produktiv arbeiten kann?“. Das ist aus Sicht der Fachabteilung und des Unternehmens enorm wichtig. Denn das Ergebnis des Fachbereichs und somit das Ergebnis des Unternehmens hängen davon ab. Aber gibt es denn geeignete Maßnahmen, um diesen Prozess zu beschleunigen? Fragen Sie doch mal in Ihrem Unternehmen nach, was Ihre Kollegen dafür tun, um die komplette Einarbeitungsphase effektiver sowie effizienter zu gestalten.

 

Die Lösung

Nun, gehen wir einmal einen Schritt zurück und schauen uns die Eintrittsphase des neuen Mitarbeiters an. Ab dem Zeitpunkt, wenn der neue Mitarbeiter ins Unternehmen eintritt inkl. der zwei bis acht Wochen danach. Wir stellen uns folgende Frage:

„Warum genau haben wir diesen Mitarbeiter eingestellt?“

Versetzen Sie sich in die Lage eines Vereinsmanagers im Profibereich. Welchen Spieler wird er wohl „einkaufen“, um das Team zu verstärken? Die Antwort liegt schon in der Frage. Er kauft sich einen Spieler ein, der das Team mit bestimmten Fähigkeiten, die noch nicht oder nur in geringer Menge vorhanden sind, verstärkt. Und diese Fähigkeiten sollen sofort eingebracht werden. Warum also nicht im Unternehmen?

Nun sagen einige zurecht: „ein Unternehmen ist viel komplexer, die Fähigkeiten sind nicht 1:1 übertragbar, das benötigt mehr Zeit dadurch..“. Das mag wohl stimmen. Dennoch gibt es Möglichkeiten, die Mitarbeiter gezielt zu unterstützen, damit diese ihr volles Potenzial schneller entfalten können. Das spart Zeit.

Sie wollen gerne wissen, wie das funktioniert? Dann kontaktieren Sie uns, wir geben gerne Auskunft über unsere Lösung. Sie können auch sehr gerne unter www.gruf.eu/kaicentral weitere Informationen herunterladen.

Kontakt

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